Codziennie podejmujemy różne zadania. Jedne są podstawowe, wynikające z codzienności a inne są elementami różnych inicjatyw w jakie jesteśmy zaangazowani. W pewne my jesteśmy angażowani przez innych a w niektówych my jesteśmy inicjatorami. Działanie jest podstawowym elementem budowania otaczającej nas rzeczywistości. Dostępne możliwości są osiagalne tylko poprzez podejmowanie świadomych kroków. Nie robiąc nic pozostajemy w miejscu lub cofamy sie pod wpływem ogólnego postyępu rzeczywistości. Możliwość osiagania celów i rozwoju jest realna tylko poprzez kontrolowane pro-aktywne działanie. Projekty to pewne obszary w jakich planujemy zrealizowanie jakiegoś pomysłu w okreslony sposób i w określonym czasie. Sporo jest opracowań opisujących zarządzanie projektami jednakże wg mojej oceny dotyczą one projektów realizowanych dla jakiegoś większego podmiotu, w którym jesteśmy tylko pracownikami. Zawsze brakowało mi ujęcia projektowego pokazującego realizację projektów własnych – ja jako twórca pomysłu, ja jako ocenijący czy pomysł jest warty wdrozenia i wybierający te do realizacji, ja jako definiujący sposób wdrożenia ,ja jako realizujący pomysł. W ponizszym wpisie postaram się przybliżyć kilka istotnych elementów na drodze realizacji projektów własnych jakie można wziąść pod uwagę na własnej drodze działania.
1. Podział projektów w ujęciu czasowym.
Każde podejmowane zadanie ma okreslony czas działania. Pewne zadania są krótkie wymagające jedorazowego wysiłku np. kupienie jakieś rzeczy, wybieramy, kupujemy i to mamy, podobnie jest z pójsciem do fryzjera, idziemy, poświęcamy ok 1 godzinę na dojście + strzyżenie i możemy się delektować efektem. Zadania wymagające dłuższego czasu, działania w sekwencji przez kilka dni lub tygodni wymagają innego podejścia. To samo dotyczy działań rutynowych podejmowanych codziennie, latami. Dla takich przypadków istotne jest posiadanie konkretnych procedur działania i pewnego wyrobionego rytuału po to aby to było możliwe i dawało nam możliwość realizowania określonych zamierzonych celów.
W tym aspekcie można podzielić projekty na 4 główne grupy w odniesieniu do czasowości ich realizacji.
I. Działania jednorazowe – zadania krótke wymagają jednorazowego wysiłku dajace od razu zamierzony efekt np. zakup jakieś rzeczy lub usługi, proste działania dnia codziennego.
II. Działania średnioterminowe – zadania wymagające podjęcia kilku czynnosci w sekwencji umozliwiajace osiągniecie zamierzonego efektu np. przeczytanie ksiązki, ukończnie kursu, wykonanie średnio skomplikowanych zadań.
III. Działania sezonowe – działania wykonywane sezonowo wynikające ze zmienności pór roku, np. jeżdzenie na nartach, koszenie trway, zbieranie owoców w sadzie, nurkowanie na wakacjach itp.
IV. Działania rutynowe – to działania z najważmieszej grupy stanowiące sedno naszego codziennego życia. To jest zestaw czynności wykonywanych regularnie w zwiazku z naszą pracą zawodową, dbaniem o sprawność fizyczną, kontaktami społecznymi, zdobywaniem wiedzy i rozwojem.
Powyższy 4 blocker może służyć za przykład do stworzenia własnego zestawu projektów przez nas realizowanych. Można go sobie wydrukować i wypełnić ręcznie. Bardzo istotne jest aby widzieć nasze projekty. Jesli one są tylko zapisane w zamknietym zeszycie lub w jakimś pliku istnieje ryzyko ich pomijania, zapominania i w konsekwęcji osiągnięcie miernego efektu. Osobicie uważam, że jesli realizujemy nasze projekty to powinny posiadac one najwyzszy priorytet i być realizowane w tzw. „prime time” czyli czasie w którym mammy najwyższą produktywność.
2. Spersonalizowane podejście do projektów własnych.
Długość trwanie projektu daje nam różne możliwośći do rozwoju i wprowadzania ustprawnień. Projekty któtkie wymagają raczej szybkiej i skutecznej egzekucji zadań. Dłuzsze z kolei dają nam większe pole do popisu. Postaram się wylistować kilka z obszarów godne zwrócenia naszej uwagi:
a) zdefiniowanie JAK chcemy wykonać dane zadanie/projekt oraz CO chcemy osiągnąć. To jest zestaw elementów do ustalenia przed rozpoczęciem wykonywania czynności. Musimy się zastanowić i wybrać: jak chcemy zrealizować jakieś zadanie, w jakim czasie, jakie narzędzia będą mi potrzebne, z kim chcę realizować, . . . Wymikiem powinien być plan działania z opisem głównych założeń i okresleniem celu.
b) ustalenie zasad monitorowania realizacji projektu, śledzenie postępu, kontroli ponoszonych nakładów i kosztów, śledzenie efektów oraz procedur rozwiązywania pojawiających się zakłuceń. Jednym z możliwych narzędzi jest stosowanie Kart Projektu zawierającej: opis projektu, plan wdrożenia, metodologię, wymagane narzędzie i materiały, monitorowanie postępu, status projektu. Poniżej przykład takiej karty:
3. Realizacja w konkretnej rzeczywistości.
Podejmując realizację projektów nie wyjeżdzamy na bezludną wyspę, na której nic nas nie bedzie rozpraszało. Realizujemy zadania w konkretnej rzeczywistości. Mamy do okoła okreslone miejsce, ludzi i posiadane zasoby. Ostatnio słyszałem takie fajne stwierdzenie „Wszystko możemy oprócz tego czego nie możemy” i własnie ta druga cześć tego stwierdzenia dotyczy obecnych ograniczeń zwiazanych z czasem, wiedzą, posiadanym doswiadczenie, zdolnosciami. Istnieje kilka grup ograniczeń, na które powinnismy zwracać uwagę oraz zewsze mieć w świadomosci zdanie „Nie wiem czego nie wiem” pozwalające zachować realność i unikanie iluzji o nieomylności i wszechwiedzy, do najważnieszych należą:
– wpływy zewnętrzne i wewnętrzne – każdy sygnał z zewnatrz oraz z wewnątrz jest przez nasz mózg oceniany i przyjmujemy pewną postawę, nastepuje indywidualna reakcja. Prowadzi to do przyjecia kokretnej postawy. Mozemy przyjąć postawe odrzucenia, korekty lub akceptacji. Ten obszar jest dość szeroki i poswięcu mu dwa osobne wpisy BPA 098 dla wpływów zewnętrznych i wpis BPA 099 dla wpływów wewnetrznych.
– dostępne mozliwości przy obecnym poziomie wiedzy i umiejetności – dzisiaj mogę i są dostępne pewne działania, jutro przy stałym i sytematycznym rozwoju, portfolio działań się zmieni i można mieć do dyspozycji bardziej efektywne dziłania. Posiadanie postawy odkrywania nowych elementów, poznawanie nowych treści, nowych ludzi i eksperymentowanie pozwala na stały rozwój.
– realne możliwości czasowe – dzień ma 16 godziń i tylko w tych ramach można coś robić. Czas ten jest podzielony na już realizowane zadania i czas jaki mogę realinie poswięcić na projekty własne. W tym aspekcie istatne jest realne określenie jaka ilość czasu mogę powięcić na dodatkowe elementy tak aby nie poświęcać innych istotnych aspektów życia. Zawsze powinnismy dążyć do optymalizacji. Czas jest jednym z elementów bardziej istotnych gdyż jest ograniczony.
– działania do zaniechania, działania do rozwijania, działania do wprowadzenia – zawsze realizujemy jakis zestaw działań wypełniający naszą codzienność. Realizujemy zadania chciane i nie chciane. Nie da sie rozciągnąć czasu, można tylko przemodelować proporcje czasowe realizowanych zadań. Mozna coś ograniczyć lub zaniechać i wzamian wprowadzić zadania nowe jakie chcemy wprowadzić do naszej codzienności.
4. Otwartość i elastyczność w realizacji projektów – od tylko działania dla „kasy” do realizacji i przyjemności.
Realizowanie każdego zadania jak również projektów wymaga czasu. Do funkcjonowania w dzisiejszym swiecie potrzebujemy środków finansowych. Potrzebne one są do pokrycia kosztów życia oraz kosztów realizacji projektów. Pewne projekty wymagają wkładu początkowego w róznej wielkości a inne można realizować przy wykożystaniu posiadanych zasobów. Nie każdy projekt z załozenia ma przynosić zysk. Są projekty no-profit lub takie wynikajace z „utrzymania ruchu”. Jest takie powiedzenie, że budżet musi się spinać, co można przetłumaczyć matematycznie: suma wydatków nie może być wyższa nież suma przychodów. To ogólne stwierdzenie pokazuje pewną rzeczywistość, którą każda osoba świadomie realizująca projekty własne musi dobrze przepracować ujęć to w planach działania i procesie selekcji projektów.
Temat ten jest połaczony z poziomem naszej niezależności finansowej. W przypadku posiadania skromnych środków mamy mniejsze pole manewru i musimy częściowo pokrywać potrzeby finansowe poprzez pracę dla innych realizując pomysły innych. Natomiast stopniowo uzyskując niezalezność finansową i dążąc do wolnosci finansowej skala projektów własnych moze się stopniowo zwiększać oraz presja na aspekt zyskowności zmieniać się na czyste delektowanie się samą realizacją tego co lubimy.
Powinniśmy być tego świadomi aby nie zagubić sie w pogoni za sukcesem finasowym i systematycznie dostosowywać nasze prtfolio projektów do posiadanych zasobów ,zdobytych umiejetności i poziomu samoswiadomości.
5. Systematyczna realizacji w czasie.
Co robić aby utrzymać w czasie realizację projektów własnych ? Co robić aby w wyniku zakłuceń wewnętrznych lub zewnętrznych nie zaprzestać realizacji zaplanowanych projektów ? Statystyki są dosyć niepokojące, ok 80-90% podejmowanych inicjatw jest przerywana w okresie do 3 miesięcy. Część z nich zostają zaprzestane bo indea przyświecajaca realizacji posiadała błędy logiczne i z definicji nie mogła prowadzić do sukcesu. Część jest zaprzestawana w wyniku braku ustalonej procedury realizacji i codziennej rutyny co prowadzi w kosekwencji do stopniowego zmniejszania częstotliwości działania i finalnie do zaprzestania dzialania. Tylko niewielki procent pomysłów-projektów ma szansę uzyskać dłuzszą realizację w czasie i osiągać zamieżone efekty.
Do utrzymania realizacji projektów w czasie wymagane jest usystematyzowane podejście. Sukces nie jest efektem przypadku. Sukces definiowany przez każdego z nas wynika z realizowania okreslonej strategii i jej codzienne relizowanie. Jest kilka elemtów pozwalających w systematycznej realizacji projektów własnych, do najbardziej istotnych należą:
1. Posiadanie definicji realizowanych projektów ze strategią i planem działania (posiadanie zestawu projektów wraz ze szczegółowymi kartami projektów rozpoczętych w trakcie realizacji)
2. Stałe utrzymywanie w świadomości „obrazu” realizowanych projektów wraz obecnie realizowanymi krokami (wizualna forma realizowanych projektów – tablica projektów wisząca na ścianie oraz jesli to konieczne ustawienie przypominaczy o zadaniach na urządzeniu mobilnym)
3. Systematyczne weryfikowanie realizowanych działań pod kątem ponoszonych nakladów i osiąganych efektów (systematyczne przegladanie kart projektow i analizowanie nakładów i efektów)
4. Posiadanie stałej rutyny czasowej przeznaczonej do realizacji działań w ramch projektów własnych (posiadanie świadomości kiedy jesteśmy najbardziej efektywni i dedykoanie tego czasu do realizacji najwazniejszych dla nas projektów)
Jeśli chcesz dostawać powiadomienia o nowych wpisach na blogu be PRO active to zachęcam do zapisania się do listy dystrybucyjnej oraz o dołączenie do mediów społecznościowych powiązanych z blogiem be PRO active.
KG